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Exemplos de rotinas contábeis para retenções em empenhos e posterior recolhimento
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Estamos trabalhando com o assunto Retenção de Empenho que podem ocorrer por conta da realização da despesa orçamentária. Gostaríamos de confirmar alguns itens, bem como apresentar nossas dúvidas para concluirmos este assunto.
Hoje encontramos no mercado duas formas de contabilizar os valores retidos ocorridos por conta da realização da despesa. Temos o exemplo onde estes valores são apropriados no momento da Liquidação do Empenho e outro exemplo de apropriação destes valores no momento do Pagamento do Empenho.
A seguir demonstraremos o nosso entendimento sobre a apropriação da retenção na Liquidação.
Apropriação dos valores retidos no momento da Liquidação do Empenho e seu respectivo Pagamento
Primeiro Exemplo:
Neste nosso exemplo simulamos que o empenho foi emitido no valor de R$ 1.500,00, e a Entidade será obrigada a reter os seguintes valores (valores fictícios):
INSS no valor de R$ 150,00
IRRF no valor de R$ 120,00
ISS no valor de R$ 80,00
Valor líquido a pagar a este fornecedor será de R$ 1.150,00
Liquidação de Empenho:
Lançamento Principal - Sistema Financeiro
D 3.X.X.X.X.XX.XX NÍVEL 3 – DESPESAS (sem c/c) R$ 1.500,00
C 2.1.2.1.X.XX.00 OBRIGAÇÕES A PAGAR (03) R$ 1.150,00
C 2.1.1.1.1.02.00 INSS R$ 150,00
C 2.1.1.1.3.01.00 IRRF R$ 120,00
C 2.1.1.1.4.02.00 ISS R$ 80,00
Lançamento Concomitante - Sistema Orçamentário
D 2.9.2.1.3.01.00 DOTAÇÃO EMPENHADA A REALIZAR (27) R$ 1.500,00
C 2.9.2.1.3.02.00 DOTAÇÃO LIQUIDADA (27) R$ 1.500,00
Lançamento Concomitante - Controle de Empenhos
D 2.9.2.4.1.01.01 EMPENHOS A LIQUIDAR (28) R$ 1.500,00
C 2.9.2.4.1.01.02 EMPENHOS LIQUIDADOS (29) R$ 1.500,00
Lançamento Concomitante - Controle Financeiro da Despesa
D 1.9.3.1.3.01.01 LIQUIDADAS A PAGAR (27) R$ 1.150,00 R$ 1.500,00
C 2.9.3.1.3.01.01 EMPENHOS LIQUIDADOS A PAGAR (14) R$ 1.150,00R$ 1.500,00
OBS.:- O valor da despesa a pagar continua sendo o total, embora os credores sejam diferentes
Pagamento de Empenho:
Lançamento Principal - Sistema Financeiro
D 2.1.2.1.X.XX.00 OBRIGAÇÕES A PAGAR (03) R$ 1.150,00
C 1.1.1.1.2.00.00 BANCOS C/MOVIMENTO (2) R$ 1.150,00
 
Lançamento Concomitante - Controle Financeiro das Disponibilidades
D 2.9.3.2.0.00.00 DISPONIBILIDADES FINANCEIRAS (sem c/c) R$ 1.150,00
C 1.9.3.2.9.01.00 ORÇAMENTÁRIAS (1) R$ 1.150,00
Lançamento Concomitante - Controle Financeiro da Despesa
D 1.9.3.1.3.01.02 LIQUIDADAS E PAGAS (27) R$ 1.150,00
C 1.9.3.1.3.01.01 LIQUIDADAS A PAGAR (27) R$ 1.150,00
D 2.9.3.1.3.01.01 EMPENHOS LIQUIDADOS A PAGAR (14) R$ 1.150,00
C 2.9.3.1.3.01.02 EMPENHOS LIQUIDADOS E PAGOS (16) R$ 1.150,00
Questionamentos:
Gostaríamos de confirmar se os registros apresentados estão corretos levando em consideração que alguns são realizados pelo valor bruto da liquidação e outros pelo valor líquido (descontando os valores das retenções). No nosso entendimento o valor a ser realizado nas contas 1.9.3.1.3.01.01 LIQUIDADAS A PAGAR (27) e 2.9.3.1.3.01.01 EMPENHOS LIQUIDADOS A PAGAR (14) deve ser efetuado pelo valor líquido de R$ 1.150,00, pois consideramos o valor retido como valor pago no ponto de vista do empenho orçamentário.
Resposta: OK! Cabendo apenas observar que a apropriação do valor a pagar no Controle Financeiro da Despesa, deverá ser o valor bruto, ´pois embora os “credores” possam ser diferentes, o montante a pagar é o total da despesa empenhada e liquidada.
Em razão da alteração da retenção ser registrada no momento da liquidação, entendemos que a visualização do empenho neste momento da liquidação será esta:
Empenhado: R$ 1.500,00
Liquidado: R$ 1.500,00
Pago: R$ 350,00 R$ 0,00
A Pagar: R$ 1.150,00 R$ 1.500,00
 
Gostaríamos de confirmar se esta visualização em relação a situação do empenho está correta para ser apresentada aos nossos usuários.
Resposta: No momento da liquidação foi efetuada apenas a apropriação do valor retido, não significando que o mesmo foi desembolsado, repassado ou recolhido, e, portando, não deve ser considerado como valor pago.
 
1.2) Segundo Exemplo:
Neste nosso exemplo simulamos que o empenho foi emitido no valor de R$ 1.500,00 e a Entidade efetuará a retenção dos mesmos valores do exemplo anterior:
INSS no valor de R$ 150,00
IRRF no valor de R$ 120,00
ISS no valor de R$ 80,00
Valor líquido a pagar a este fornecedor será de R$ 1.150,00.
Liquidação de Empenho:
Lançamento Principal - Sistema Financeiro
D 3.X.X.X.X.XX.XX NÍVEL 3 – DESPESAS (sem c/c) R$ 1.500,00
C 2.1.2.1.X.XX.00 OBRIGAÇÕES A PAGAR (03) R$ 1.500,00
**D 2.1.2.1.X.XX.00 OBRIGAÇÕES A PAGAR (03) R$ 350,00 (total das retenções)
**C 2.1.1.1.1.02.00 INSS R$ 150,00
**C 2.1.1.1.3.01.00 IRRF R$ 120,00
**C 2.1.1.1.4.02.00 ISS R$ 80,00
Obs.:** Verificar o nosso questionamento ao final dos registros do pagamento.
Lançamento Concomitante - Sistema Orçamentário
D 2.9.2.1.3.01.00 DOTAÇÃO EMPENHADA A REALIZAR (27) R$ 1.500,00
C 2.9.2.1.3.02.00 DOTAÇÃO LIQUIDADA (27) R$ 1.500,00
Lançamento Concomitante - Controle de Empenhos
D 2.9.2.4.1.01.01 EMPENHOS A LIQUIDAR (28) R$ 1.500,00
C 2.9.2.4.1.01.02 EMPENHOS LIQUIDADOS (29) R$ 1.500,00
Lançamento Concomitante - Controle Financeiro da Despesa
D 1.9.3.1.3.01.01 LIQUIDADAS A PAGAR (27) R$ 1.150,00 R$ 1.500,00
C 2.9.3.1.3.01.01 EMPENHOS LIQUIDADOS A PAGAR (14) R$ 1.150,00 R$ 1.500,00
Pagamento de Empenho:
Lançamento Principal - Sistema Financeiro
D 2.1.2.1.X.XX.00 OBRIGAÇÕES A PAGAR (03) R$ 1.150,00
C 1.1.1.1.2.00.00 BANCOS C/MOVIMENTO (2) R$ 1.150,00
Lançamento Concomitante - Controle Financeiro das Disponibilidades
D 2.9.3.2.0.00.00 DISPONIBILIDADES FINANCEIRAS (sem c/c) R$ 1.150,00
C 1.9.3.2.9.01.00 ORÇAMENTÁRIAS (1) R$ 1.150,00
Lançamento Concomitante - Controle Financeiro da Despesa
D 1.9.3.1.3.01.02 LIQUIDADAS E PAGAS (27) R$ 1.150,00
C 1.9.3.1.3.01.01 LIQUIDADAS A PAGAR (27) R$ 1.150,00
D 2.9.3.1.3.01.01 EMPENHOS LIQUIDADOS A PAGAR (14) R$ 1.150,00
C 2.9.3.1.3.01.02 EMPENHOS LIQUIDADOS E PAGOS (16) R$ 1.150,00
Questionamento:
Neste nosso exemplo apresentamos outra modelagem de registros contábeis para a Liquidação de Empenho. Gostaríamos de saber se existe algum inconveniente para o Tribunal em adotarmos este procedimento no nosso sistema. Favor verificar nos registros de liquidação os que estão em destaque através da identificação “**”. Este procedimento já é utilizado em outros Estados, mas precisamos confirmar se poderemos adotar este para o projeto AUDESP.
Na verdade a única diferença entre o primeiro e o segundo exemplo está nos registros que são realizados para a Liquidação de Empenho, os demais registros permanecem iguais.
Resposta: Voltamos à questão anterior, o valor retido, enquanto não desembolsado ou recolhido, não pode ser tratado como valor pago. Verificamos neste exemplo apenas que foi efetuada a apropriação total na conta de obrigações a pagar e depois, a partir dela foram “diminuídas”, apropriadas as devidas retenções. Aqui também temos a mesma observação da questão anterior, o controle Financeiro da Despesa deverá receber registro pelo valor total da despesa realizada e ser atualizado pelos respectivos valores pagos – líquido e retenções.
 
1)       Pagamento da Retenção do INSS ao respectivo Órgão de Governo
A Entidade emite a Guia do INSS para realizar o pagamento no valor de R$ 150,00 ao INSS respectivo ao valor retido no nosso exemplo.
Neste momento entendemos que estes são os registros que devem ser realizados para contemplar as exigências do projeto AUDESP.
Lançamento Principal - Sistema Financeiro
D 2.1.1.1.1.02.00 INSS R$ 150,00
C 1.1.1.1.2.00.00 BANCOS C/MOVIMENTO (2) R$ 150,00
Lançamento Concomitante - Controle Financeiro das Disponibilidades
D 2.9.3.2.0.00.00 DISPONIBILIDADES FINANCEIRAS (sem c/c) R$ 150,00
C 1.9.3.2.9.021.00 EXTRA-ORÇAMENTÁRIAS (1) R$ 150,00
OBS.:- O recolhimento origina-se de uma despesa orçamentária, apesar de movimentar contas extra-orçamentárias.
Questionamento:
O pagamento da retenção do INSS ao respectivo Órgão de Governo terá uma saída no Controle Financeiro das Disponibilidades de umaconta extra-orçamentária. Porém, veja que não há entrada de disponibilidade financeira extra-orçamentária.
Teremos que orientar para efetuar algum lançamento a mais para regularizar esta situação?
Resposta: Não, pois apesar do registro contábil movimentar apenas contas do sistema financeiro, a apropriação deveu-se em razão de uma “despesa orçamentária” e é isso que esse controle busca demonstrar, quais movimentações de disponibilidades tiveram origem e/ou reflexos orçamentários. Por exemplo, até uma reclassificação de conta corrente bancária, cuja origem tenha sido uma receita orçamentária, deverá movimentar a conta de controle orçamentário, enquanto um depósito de terceiros ou para terceiros, uma caução recebida, independem do orçamento e portanto seriam registradas no controle extra-orçamentário.
Cabe observar que deverá haver controle para identificar a “origem” do recolhimento, pois nesse momento deverá ser atualizado o Controle Financeiro da Despesa Financeira.
 
2)       Baixa do valor retido do IRRF através de Arrecadação de Receita Orçamentária
A Entidade reteve o valor do IRRF do fornecedor exemplificado, este valor não será necessário ser transferido para Receita Federal. Para baixar os valores existentes nesta conta 2.1.1.1.3.01.00 IRRF será necessário executar uma Arrecadação de Receita conforme registros descritos abaixo:
Lançamento Principal - Sistema Financeiro
D 2.1.1.1.3.01.00 IRRF R$ 120,00
C 4.X.X.X.X.XX.XX RECEITA ORÇAMENTÁRIA (sem c/c) R$ 120,00
Lançamento Concomitante - Sistema Orçamentário
D 1.9.1.1.4.00.00 RECEITA REALIZADA (06) R$ 120,00
C 1.9.1.1.1.00.00 RECEITA A REALIZAR (05) R$ 120,00
Questionamento:
Entendemos que a operação descrita neste tópico 3 está correta.
Veja que não efetuamos lançamento no Controle Financeiro das Disponibilidades nesta operação. O nosso exemplo está correto?
Resposta: Em se tratando de retenção da própria prefeitura o lançamento está apenas incompleto, pois falta o registro no Controle Financeiro da Despesa Orçamentária. Quando a retenção ocorrer em outro órgão do município pertencente à Administração Indireta ou mesmo quando for a Câmara, deverá sim ser efetuado sim o recolhimento aos cofres da prefeitura ocorrendo registros também no Sistema Financeiro - Disponibilidade, Controle Financeiro Das Disponibilidades, assim, como na prefeitura deverá ser registrado como receita intra-orçamentária, por ocasião do recebimento.
 
3)       Baixa do valor retido do ISS através de Arrecadação de Receita Orçamentária
Para a Entidade baixar os valores desta conta 2.1.1.1.4.02.00 ISS será adotado o mesmo procedimento apresentado no tópico 3.
Resposta: Aqui vale a mesma orientação da questão anterior.
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