No CICLO DE CONTABILISTAS - 2006, Exercícios Práticos no Anexo II,
verifiquei que os lançamentos contábeis de uma prestação de contas empenho de adiantamento realizando uma devolução - Depósito em Banco, apresenta da seguinte forma:
Débito: 111120100
Crédito: 214900000
Débito: 193290100
Crédito: 293200000
Débito: 293130109
Crédito: 193130109
Débito: 199110603
Crédito: 199110601
Pergunta:
A conta Credora 214900000 ela poderá ser modificada para conta 2121xxxx, visto que, a conta 2121xxxx foi creditada no momento da liquidação e debitada no pagamento do empenho, e qual o significado da movimentação da conta 214900000 na prestação de contas de adiantamento?
Resposta: As despesas realizadas por meio de entrega antecipada de numerário a servidor ou funcionário público merecem uma atenção especial e, para tanto foram criadas rotinas específicas para o acompanhamento dessas despesas de adiantamento.
Segundo a Lei 4.320/64, nenhuma despesa pode ser realizada em órgão público sem que esteja devidamente autorizada com a emissão de nota de empenho. No caso específico de adiantamentos, são emitidas notas de empenho em nome de servidor/funcionário público por um valor aproximado do gasto que depois esse servidor/funcionário deverá prestar contas (valor da despesa efetuada e valor que "sobrou") e restituir aos cofres públicos o valor não utilizado.
Quando é efetuado o pagamento dessas notas de empenho, os lançamentos contábeis são idênticos ao das outras despesas, acrescentando-se apenas um controle de responsabilidade ao servidor/funcionário.
Quando ocorre a prestação de contas dessas despesas, se todo o valor adiantado correspondeu ao valor gasto, simplesmente é baixada a responsabilidade do servidor/funcionário.
Se o valor adiantado foi maior que o gasto efetivo, esse montante deverá retornar aos cofres públicos, mediante um depósito da diferença. Não se trata de um estorno do valor pago, mas de uma restituição aos cofres públicos e esses valores deverão ser acompanhados: valor declarado na prestação de contas e o valor efetivamente recolhido.